Mange tusen skjulte dokumenter i Politidirektoratet

Mange tusen skjulte dokumenter i Politidirektoratet

Tilsyn viser at politiets øverste organ ikke har tilstrekkelig orden i systemene sine for brev og dokumenter, og at de bryter loven. – Vi må kunne forvente at politiet ikke bryter loven, sier riksarkivaren som har kontrollert.

Håndteringen av masseskytingen i Oslo 25. juni er ett av temaene det er vanskelig å finne spor av i listene over dokumenter – fordi Politidirektoratet ikke har orden i systemene sine.

Publisert 26.08.2022, kl. 10.23

25. juni ble Oslo rammet av masseskyting utenfor flere utesteder. Angrepet etterforskes som et terrorangrep, og PST har uttalt at de tror skeive var målet for angrepet.

Oslo pride og en rekke andre arrangementer ble i tiden etter avlyst med bakgrunn i hevet trusselnivå og råd fra PST og politiet. At politiet gikk langt i å stoppe arrangementer skapte debatt.

Men ingen brev eller annen dokumentasjon om politiets håndtering av angrepet og trusselnivået i ettertid er synlig for allmennheten slik de skal være.

Politidirektoratet er pålagt å publisere en oversikt over brev og dokumenter i en åpen journal på internett. Dette er en del av åpenhetsreglene for offentlige etater i offentlighetsloven.

Men den offentlige journalen til politiets øverste organ mangler tusenvis av dokumenter.

Det ferskeste dokumentet som er listet opp er i skrivende stund er datert 16. juni – flere dager før masseskytingen.

Dokumentene som legges ut i listen nå er dermed over to måneder gamle.

At Politidirektoratet ikke har styr på dokumentene og journalene sine er også noe statens eget kontrollorgan for dokumenthåndtering har merket seg.

Den foreløpige tilsynsrapporten varsler sju pålegg.

Arkivverket har i vår og sommer gjennomført tilsyn med arkiv- og dokumenthåndteringen hos Politidirektoratet.

I tilsynet fant de flere forhold som ikke var i tråd med lover og regler. De varsler derfor nå at de vurderer å ilegge politiets øverste organ sju pålegg om å rydde opp.

Ett av påleggene knyttes til store mengder dokumenter som ikke er registrert riktig i politiets systemer.

Da Arkivverket hentet ut tall fra arkivsystemene hos direktoratet i april i år viste det seg:

Les rapporten:

Foreløpig tilsynsrapport med arkivet i Politidirektoratet

– Det er et stort omfang. Både i Politidirektoratet og i politidistriktene, sier riksarkivar Inga Bolstad til NRK.

Riksarkivar Inga Bolstad er kritisk til funnene fra tilsynet hos Politidirektoratet.

– Hvorfor er det problematisk?

– Når det er slik betyr det at du som journalist eller jeg som innbygger ikke kan få innsyn i saker som er av interesse for meg, sier riksarkivaren.

Hun forklarer at det er et demokratisk problem for samfunnet, men at det også kan gå utover politiet selv at de ikke har orden i egne arkiver.

– Man kan risikere at man ikke har dokumentasjon som man trenger i en sak. Man kan også risikere at man mister tillit. I tillegg kan man risikere å bruke for mye ressurser fordi man ikke har orden og kontroll i arkivet, sier Bolstad.

– Kan de risikere at de ikke finner fram i sine egne papirer?

– Ja, de finner ikke fram hvis det ikke er orden i arkivet, sier riksarkivar Inga Bolstad.

I den foreløpige tilsynsrapporten varsler Arkivverket at Politidirektoratet kan bli pålagt å rydde opp i de manglende registreringene av dokumenter innen det er gått seks måneder.

Problemet er dog ikke nytt.

Allerede i 2016 hadde Politidirektoratet klagesaker mot seg fra pressen for sen registrering av dokumenter. NRK hadde da talt at det som gjennomsnitt tok 41 dager før dokumenter kom i den offentlige journalen.

I en omfattende rapport fra Pressens offentlighetsutvalg i 2017 ble forsinkelser i publisering av journaler påpekt.

Riksrevisjonen har også undersøkt forholdene to ganger. Både i 2017 og 2021 viste rapporter fra Riksrevisjonen at det var for store forsinkelser.

Riksrevisjonen, som Stortingets kontrollorgan, har derfor uttrykt at praksisen er sterkt kritikkverdig.

– Dette står om nasjonens kollektive hukommelse. Det er et vesentlig prinsipp som legger grunnlag for demokratisk debatt. Derfor har vi sagt at det er sterkt kritikkverdig, sa riksrevisor Karl Eirik Schjøtt-Pedersen under en debatt i Arendalsuka i år.

Konfrontert med funnene i tilsynet og de varslede påleggene innrømmer Politidirektoratet at det ikke er godt nok å ha så store forsinkelser og mangler knyttet til håndtering av dokumenter.

– Vi ser alvorlig på dette. Det er verken ønskelig for oss eller offentligheten at vi har denne typen forsinkelser. Vi har satt inn tiltak, men det er dessverre langsomt virkende tiltak knyttet til organisering, opplæring og kultur i organisasjonen, sier stabsdirektør Ane Mannsåker Roald i Politidirektoratet til NRK. Hun understreker at de har jobbet med å løse det i minst to år allerede.

– Det er nå umulig for journalister, enkeltpersoner eller organisasjoner som f.eks. det skeive miljøet å se hvilke dokumenter politiet har håndtert i forbindelse med angrepet i Oslo i juni – hvordan ser dere på det selv?

– Dette illustrerer i og for seg problemet veldig godt. Når vi blir forsinket på den måten vi er nå vanskeliggjør det innsynsmulighetene. Det er derfor vi ser alvorlig på det, sier stabsdirektøren.

Stabsdirektør Ane Mannsåker Roald i Politidirektoratet sier de jobber med problemene, men at det vil ta tid å få alt i orden.

Hun opplyser at det er flere årsaker til at de har fått så store forsinkelser som det nå er.

– Det startet til dels med at vi byttet sak- og arkivsystem like før pandemien startet. Så det har vært vanskelig å sikre brukerstøtte og brukeropplæring gjennom en lang pandemi. I tillegg har vi hatt en veldig sterk økning i innsynskrav og det har vært faktorer ved organiseringen som har gjort oss sårbare for sykefravær og lignende, sier Roald.

– Hvorfor er det ikke gjort noe med dette før?

– Jeg tror ikke det er riktig at det ikke er gjort noe med det før. Vi arbeider med det, men det er rett og slett veldig langsomt virkende tiltak, sier stabsdirektøren og forklarer at det blant annet tar tid å lære opp nye arkivmedarbeidere i detaljene i systemene hos politiet, svarer direktøren.

– Bruker dere nok ressurser på dette?

– Vi ser nå på om vi kan organisere arkivtjenesten annerledes for å bli mindre sårbare, styrke fagmiljøet og få mer kraft ut av arkivtjenesten, sier Roald.

– Vil det si å bruke mer penger, eller bare omorganisere?

– Vi har styrket arkivtjenesten med ekstra bemanning det siste året eller to. Så styrker vi det ytterligere nå. Så får vi se om vi kommer opp i fart, sier stabsdirektøren i Politidirektoratet.

Tidligere i sommer har det også vært omtalt i media at politiet får kritikk for å ta for dårlig vare på bevis i straffesaker.

Undersøkelser viste at flere politidistrikt ikke hadde kontroll på bevis lagret på alt fra CD-plater til minnebrikker.

Forsvarsadvokat Arvid Sjødin gikk ut i Aftenposten og sa at om de ikke gjorde jobben sin med å ta vare på bevisene var det som «å kaste bevis på sjøen». Sjødin har jobbet med flere store gjenopptakelsessaker som f.eks. Baneheia-saken – der tilgangen til gamle bevis har vært sentralt.

Arkivverkets tilsyn med flere politidistrikt viste at de ikke hadde gode nok rutiner, og klarlagt ansvar for, at gamle CD-plater med bevis ble overført til lagring som tåler tidens tann.

Politiet har lagret mange beviser på brente CD- og DVD-plater som disse.

For opptaks-CD-er og DVD-er har begrenset holdbarhet.

Og ansvar på tvers av politidistrikt og det øverste organet Politidirektoratet er også tema for ett av påleggene som varsles mot direktoratet.

Kontrollorganet for offentlige arkiv har nå avdekket hvordan Politidirektoratet har valgt å etablere ett felles arkivsystem for alle politidistrikt, særorgan og direktoratet selv.

Arkivbasen som er opprettet gjør at det rent teknisk og formelt ikke finnes egne arkiv for hvert organ – selv om de skal være selvstendige.

Dette mener riksarkivaren kan være brudd på loven som regulerer hvordan dokumenter og opplysninger skal tas vare på, arkivloven. Derfor har de varslet pålegg om at det må endres.

– Det er et lovbrudd fordi loven sier at arkivet skal fortelle hva som har skjedd av saksbehandling. Da må man ha organisert arkivet etter organisasjonsenhetene. Det har de ikke gjort, og derfor er det et lovbrudd, sier riksarkivar Inga Bolstad.

Riksarkivaren forklarer at man risikerer at det blir rot rundt hvem som har ansvar for hva, og hvem som har gjort hva i politiet når de har organisert dokumentene sine slik.

Politidistriktene sender for eksempel en rekke brev til sitt overordnede organ, Politidirektoratet.

– Den indre orden i arkivene kan bli brutt. Arkivet risikerer da å bli misvisende med tanke på saksgang og kommunikasjon. Det skaper utfordringer og utydelighet om hvem som har ansvar for hva, sier hun til NRK.

– Hva tenker dere om funnene, og at dere mener det er lovbrudd?

– Vi må kunne forvente at politiet ikke bryter loven. For er det noen vi ønsker å ha tillit til er det politiet. Når de ikke har orden i eget hus og orden på sin dokumentasjon kan det være med på å svekke tilliten til politiet som organ, sier riksarkivar Inga Bolstad.

Politidirektoratet ved stabsdirektør Ane Mannsåker Roald deltok denne uka i en panelsamtale om utfordringer med arkiv og bevaring på Digitaliseringskonferansen 2022.

Politidirektoratet forklarer til NRK at det de nå har mottatt er en foreløpig rapport.

Påleggene som listes opp i rapporten er så langt varslet. De vil nå gå i dialog med tilsynsorganet for å vurdere hvordan de enkelte funnene skal sees på.

At Arkivverket mener direktoratet bryter loven ved å bare ha ett felles arkivsystem for hele politi- og lensmannsetaten er et punkt som vil kreve omfattende omlegging om det skal rettes slik tilsynsorganet ønsker.

Derfor vil Politidirektoratet starte en dialog, og de vil ikke rett ut si seg enige i at dagens situasjon skaper et misvisende bilde.

– Vi mener at det er bygd opp slik at det går an å føre dokumentene tilbake til det opprinnelige organet likevel. Så vi mener vi må fortsette diskusjonen med Arkivverket på dette, og vi registrerer blant annet at de åpner for å søke om dispensasjon. Så det er noe vi vil undersøke, sier stabsdirektør Ane Mannsåker Roald i Politidirektoratet til NRK.

– Men de sier at dere bryter loven – hva sier dere til det?

– Det er en diskusjon vi har hatt med Arkivverket i lengre tid. Årsaken til at vi har satt opp systemene våre slik vi har gjort handler blant annet om personvern, informasjonssikkerhet, effektive arbeidsprosesser internt i politiet og mellom organ i politiet, hvordan vi rapporterer til Justisdepartementet og mulighetene våre for å digitalisere arbeidsprosesser likt overalt i politi-Norge, forklarer Roald.

Hun mener det er mye å vinne på å ha felles system. For eksempel at man da lettere kan sikre at alle saker om våpentillatelser behandles helt likt uansett om man kommuniserer med politiet i Finnmark eller på Sørlandet.

LES ALT: